秘书处档案部隶属于计算机学院挂靠团委。档案部是一个很严谨的部门，主要工作有主要负责学院加减分的汇总;档案室的整理以及档案存放;各类活动申请表、存档表以及活动经费预算表的存档;综合测评和班级量化的计算;奖学金的评定以及评优工作。协助老师及主席团工作。

一、本学期工作安排

1、计算上学期的综合测评成绩：

根据上学年汇总的加减分文件、学习成绩、班团建设等各种文件来计算班级综合测评成绩，期间需要细心、耐心、有责任心地面对每一步工作，不能出错。

2、评奖评优

根据评奖评优文件以及各个班级综合测评成绩来计算班级量化，然后分配奖学金和优秀学生名额，收集各班上报申请表，检查格式与是否符合条件后与校里对接。评奖成功后负责证书的领取与发放。

3、部门纳新

积极对待部门纳新活动，招收符合档案部要求的部员，如：对待工作积极热情，对待学习努力向上；工作态度良好，有责任心等。

4、信息汇总

配合主席团及其他部门联合完成新学期计算机学院学生基本信息汇总，期间需要不断修改格式、内容，最终装订成册。

5、每月进行加减分计算

每月要求部门收取各个组织及部门加减分统计表，检查无误后集体进行加减分汇总计算。

6、活动存档

收集各个部门及组织举办的活动存档表，对每学期举行的活动进行分类、汇总，做成excel表格进行存档。

7、证书存档

整理学院学生各类证书，按照具体情况仔细分类命名。证书下发时联系比赛负责人，把证书扫描拍照之后进行存档，做成文件及excel表格形式存档。根据老师要求，整理统计学生个人证书，辅导员奖项，指导老师荣誉等。

8、社会实践

假期期间准备社会实践活动，需要提前完成申请书、策划案；活动过程中分工明确，详实记录；社会实践活动完成后撰写感悟，完成后续活动。

9、每周工作例会

每周对上一周的工作进行总结反省，对出现错误的地方严肃对待，工作良好的地方继续保持。对下一周工作计划进行安排；呼吁部员认真学习，养成积极向上的良好风气。认真教干事工作，为档案部培养人才

10、档案室整理

完成材料入档等工作，负责档案室的日常清洁维护。

11.配合老师、主席团工作

协助好老师、主席团、秘书长和部长的工作，认真完成所交代的任务。

12.交际方面

熟悉秘书处工作环境及成员，鼓励部员与办公室成员以及其他部门成员多沟通交流，严格遵守秘书处值班注意事项。

二、职责分配

三位副部长在工作中以下列工作为基础，相互配合，及时沟通，根据部长下达命令，带领档案部完成各项工作

三位副部长共同职责：

进行学期加减分汇总；档案室材料的整理工作；综合测评、班级量化、评奖评优等一系列工作；协助老师、主席团、部长的工作，认真完成所交代的任务；协助其他部门完成各种任务工作；组织部门例会。

档案部副部长宋婕职责如下:

1、编辑下发好各种通知，确保通知下发到每个班级

2、收好各个部门的申请表、存档表，做好存档工作。

档案部副部长于曙歌职责如下：

1.整理收发各类证书

2.把证书扫描拍照之后进行存档。

5.与老师方面进行沟通联系，

档案部副部长景国航职责如下：

1、做好社会实践的工作

2、辅助老师管理档案室